De beoordeling van de inschrijvingsstaat

Aan de RAW-helpdesk worden regelmatig vragen gesteld over de beoordeling van de inschrijvingsstaat. Dit betreft zowel vragen van de aanbesteder als van inschrijvers. De in de Standaard 2010 opgenomen bepalingen dwingen tot een correct inschrijfgedrag en terughoudendheid bij de beoordeling van die inschrijving door de aanbestedende dienst.

Inleiding

Sinds jaar en dag kennen we bepalingen in hoofdstuk 01 van de RAW-Standaard over de wijze van inschrijving, het gebruik van de inschrijvingsstaat, over de beoordeling van de inschrijvingsstaat en de voorwaarden voor opdracht. Deze bepalingen geven als het ware spelregels voor het invullen en het beoordelen van de inschrijvingsstaat. Zij vinden hun grondslag in een gelijke behandeling van inschrijvers en in de functie die de inschrijvingsstaat na opdracht vervult: de betaling op basis van productie en het vaststellen van verrekenprijzen. Het behoeft weinig uitleg dat de spelregels moeten passen in de geldende aanbestedingsregelgeving.

Wat zijn de mogelijkheden voor de aanbesteder?

Grond voor beoordeling prijzen

–      De aanbesteder beoordeelt of de ingevulde inschrijvingsstaat voldoet aan artikel 01.01.03 (toedeling van de te maken kosten) en daarmee dienst kan doen voor: 
          -> de berekening van de grootte van de betalingstermijnen (betaling op basis van productie);
          -> het vaststellen van verrekenprijzen.

–      Hierbij toetst de aanbesteder met name of de prijzen per eenheid de voor het totstandbrengen van de resultaatsverplichting benodigde kosten bevatten.

Wat te doen wanneer prijzen niet juist lijken?

–      Indien de aanbesteder vermoedt dat de ontleding van de inschrijvingssom niet voldoet aan artikel 01.01.03, motiveert hij dit inhoudelijk en verzoekt hij de inschrijver om een toelichting;
–      Wanneer uit de toelichting blijkt dat wèl aan de eisen in artikel 01.01.03 is voldaan, meldt de aanbesteder dat bij de inschrijver en kan de aanbesteder wat dat betreft de opdracht verstrekken. Wanneer de toelichting niet op tijd wordt verstrekt of daaruit blijkt dat niet aan de eisen is voldaan, wordt de inschrijving als ongeldig afgewezen. Alleen wanneer er sprake is van een onvolkomenheid die zich op grond van jurisprudentie leent voor herstel, kan de aanbesteder toch de opdracht verstrekken. De jurisprudentie over dit onderwerp is nog in ontwikkeling; de wijze van herstel is sterk afhankelijk van de specifieke situatie.

Wat zijn de mogelijkheden voor de inschrijver?

Belang van inschrijven met juiste prijzen

–      De inschrijving dient te voldoen aan het gestelde in artikel 01.01.03. De inschrijver dient de verschillende kosten op te nemen onder de daarvoor bestemde kostenplaatsen. Het niet voldoen aan artikel 01.01.03 leidt in principe tot ongeldigheid. In vergelijking met de Standaard 2005 beperkt dit de mogelijkheid tot strategisch inschrijven.

Plaats van opbrengsten

–      Inschrijvers dienen de eventuele opbrengsten die voortkomen uit het tot stand brengen van de resultaatsverplichting op te nemen in de prijs behorend bij die resultaatsverplichting.

Wat gebeurt er bij een vermoeden van onjuiste prijzen?

–      De inschrijver dient zo spoedig mogelijk te reageren op het schriftelijk verzoek van de aanbesteder om een toelichting op de inschrijvingsstaat. Uit de toelichting moet blijken dat zijn ingevulde inschrijvingsstaat voldoet aan artikel 01.01.03.

Afsluitende opmerkingen

Toepasbaarheid bij ‘varianten van de inschrijver’ en bij RAW-raamovereenkomsten

De regeling voor de beoordeling van de inschrijvingsstaat is onverkort toepasbaar op de ingevulde inschrijvingsstaat behorend bij een variant van de inschrijver, alsmede op de ingevulde inschrijvingsstaat behorend bij een RAW-raamovereenkomst.

Ingeval van een variant zal de inschrijver een ontleding van de inschrijvingssom maken, afgestemd op de inhoud van de door hem aangeboden variant. Hij zal ten behoeve van die variant tevens hoeveelheden vermelden. De Standaard regelt dat deze hoeveelheden ‘worden geacht te zijn geaccordeerd’. De aldus verstrekte ingevulde inschrijvingsstaat is toetsbaar aan de eisen in artikel 01.01.03.

Bij een RAW-raamovereenkomst wordt voor de ontleding van de inschrijvingssom uitgegaan van de staat met fictieve hoeveelheden die de aanbesteder bij het bestek heeft gevoegd. Door op de inschrijvingsstaat prijzen en bedragen bij de verschillende besteksposten op te geven, wordt een ontleding van de fictieve inschrijvingssom verkregen. Ook een dergelijke ingevulde inschrijvingsstaat zal moeten voldoen aan de gestelde eisen. Voor RAW-raamovereenkomsten zijn hiervoor aparte bepalingen opgenomen: artikel 01.01.05 (RAW-raamovereenkomst: inschrijving), artikel 01.01.06 (RAW-raamovereenkomst: inschrijvingsstaat) en artikel 01.01.07 (RAW-raamovereenkomst: beoordelen inschrijvingsstaat).

Inschrijvers moeten extra alert zijn

Inschrijvers moeten de inschrijvingsstaat invullen overeenkomstig de eisen die daaraan zijn gesteld. Bij een vermoeden van ‘niet conform’ door de aanbesteder, zal deze dit vermoeden schriftelijk motiveren en de inschrijver om een nadere schriftelijke toelichting vragen. Zo’n toelichting mag in beginsel niet zien op een wijziging van de inschrijvingsstaat, laat staan van de inschrijvingssom. Zij doen er verstandig aan om onvolkomenheden bij inlichtingen aan de orde te stellen.

Een correcte inschrijving is echter van meer zaken afhankelijk dan enkel een correct ingevulde inschrijvingsstaat. Met name de aanbestedingsregels geven aan op welke wijze een inschrijving moet zijn ingericht en hoe de aanbestedingsprocedure zal verlopen. Het niet navolgen van deze regels door de aanbesteder of de gegadigden/inschrijvers frustreert het proces en kan aanleiding zijn tot het stopzetten van de procedure of tot uitsluiting van een of meer inschrijvers.

Tips

–      Overweeg de mogelijkheid om bijvoorbeeld bij inlichtingen nadrukkelijk te wijzen op de consequenties als een inschrijving niet voldoet. Deze bewustwording voorkomt bij aanbesteder en inschrijvers vervelende situaties;
–      Neem goede nota van de artikelen die betrekking hebben op het beoordelen van de inschrijvingsstaat (met name artikelen 01.01.02 t/m 01.01.07 van de Standaard);
–      Realiseer u dat ‘opbrengsten’ in de post moeten zijn begrepen; dit kan resulteren in een negatieve prijs per eenheid;
–      Als besteksposten met vrijkomende materialen niet kostenhomogeen zijn, voorzie dan in een afzonderlijke bestekspost voor die opbrengsten;
–      Onder Eenmalige Kosten wordt standaard een post ‘korting’ opgenomen en bij een RAW-raamovereenkomst is een korting zelfs een vaste staartpost (vergelijkbaar met de posten Algemene Kosten, Winst en Risico en Uitvoeringskosten). Dit is de aangewezen plaats om een eventuele korting op de inschrijvingssom zichtbaar te maken. Handhaaf deze post en voorkom daarmee situaties waarin de inschrijver zijn korting verwerkt in andere bedragen/posten;
–      Stel ten aanzien van de beoordeling inschrijvingsstaat geen andere norm dan het voldoen aan artikel 01.01.03 of 01.01.06. Het stellen van bijvoorbeeld een aanvullende eis ten aanzien van marktconformiteit of het uitsluiten van negatieve bedragen zijn voorbeelden die eerder problemen veroorzaken dan oplossen;
–      Resulteert de beoordeling van de inschrijvingsstaat in het vermoeden dat niet wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 01.01.03 of 01.01.06, voorkom dan procedurefouten en volg nauwkeurig de beschreven procedure in artikel 01.01.04 of 01.01.07:

• motiveer schriftelijk de redenen van uw vermoeden en verzoek de inschrijver om een schriftelijke toelichting;
• als de toelichting niet binnen de gestelde termijn is ontvangen of uit die toelichting blijkt niet dat wordt voldaan aan art. 01.01.03 of 01.01.06, wijs dan de inschrijving als ongeldig af.

Toelichting: Ingeval van onduidelijkheden vinden in de praktijk vaak eerst ‘informele’ contacten plaats (veelal via e-mail). Als vervolgens de officiële procedure wordt gevolgd, blijken er informeel over en weer afspraken of toezeggingen gedaan, die de procedure frustreren;

–      Onderbouw als inschrijver in de toelichting de prijzen en bedragen in relatie tot het bepaalde in artikel 01.01.03 of 01.01.06. Antwoorden als ‘voor die prijs kan ik het maken’ of een ‘simpele opsplitsing van de kosten in manuur, materieel en overig’ zijn in de meeste gevallen niet toereikend;
–      De inschrijver moet duidelijk kunnen maken dat de te maken kosten zijn toegedeeld conform 01.01.03 of 01.01.06. Als de inschrijver bepaalde kosten (ten dele) voor eigen rekening wil nemen, dienen deze onder de post ‘Winst en Risico’ (verliespost) of bij ‘korting’ te zijn opgenomen;

In veel bestekken bestaat een onderling verband tussen besteksposten, maar is onvoldoende duidelijk waar welke kosten thuishoren; de precontractuele waarschuwingsplicht kan dan een belangrijke rol gaan spelen.

Download hier de PDF versie vanhet RAWeetje