Heb jij soms vraagtekens bij het goed opstellen van een raamovereenkomst? Wij helpen je op weg!

Bij bestekscontroles, helpdeskvragen en cursusdagen zijn er vaak veel vragen over raamovereenkomsten. Veel zaken gaan wel vaker “fout” of leveren discussies op. Om hier op in te springen hebben we de 10 belangrijkste verbeterpunten voor je op een rijtje gezet. 

Alvast een aantal tips: Doe geen aannames, onderhandel niet, staffelen is geen doel op zich. Een RAW-raamovereenkomst is nog geen aannemingsovereenkomst, beeldkwaliteit biedt geen vrijheden. En tot slot, maak gebruik van de mogelijkheden!

Top 10 verbetertips

1. Het proces omschrijven
2. Tijdsbepaling
3. Staffelen
4. Fictieve hoeveelheden en deelopdrachten
5. Gebruik van de indexeringsregeling
6. Omzetgarantie
7. Beeldkwaliteit en raamovereenkomst niet door elkaar gebruiken
8. Besteksposten realistische weergave van de te verwachten deelopdrachten
9. Het hanteren van maximale prijzen, gedicteerde prijzen of vaste staartkosten percentages om strategisch inschrijven te voorkomen wordt afgeraden
10. Maak gebruik van de mogelijkheden die geboden worden!

Toelichting verbetertips

1. Het proces omschrijven: Bij een raamovereenkomst wordt een langdurige samenwerking aangegaan. Tegelijkertijd is vaak nog onbekend wanneer de werkzaamheden plaatsvinden en welke omvang dat heeft. Valkuil is dan dat onvoldoende wordt nagedacht hoe die samenwerking tot uitvoering komt. Aan de opdrachtgever is het dus om goed na te denken over het proces. Hoe verstrek ik de deelopdrachten? Wat verwacht ik allemaal van de aannemer? Hoe om te gaan met eenmalige kosten, zoals mobilisatiekosten, eenmalige niet productie gebonden kosten, verkeersmaatregelen etc.? Wanneer worden de posten in het bestek met de eenheid “keer” in opdracht gegeven. Bijvoorbeeld werkplannen, is dat eenmalig, één keer per deelopdracht of vaker? En wat versta je onder een deelopdracht? Aan de aannemer is het evengoed de taak om na te denken over dit soort posten. Wanneer daar onduidelijkheid over bestaat, vraag het tijdens de nota van inlichtingen! Doe geen aannames.
    
2. Tijdsbepaling: Een raamovereenkomst heeft een maximale looptijd van 4 jaar (speciale sector bedrijven 8 jaar). Alleen bij uitzonderlijke omstandigheden kan dat langer zijn. Dit moet dan goed worden gemotiveerd. Een optie tot verlengen dient opgenomen te zijn in het bestek. Zo zie je vaak dat een raamovereenkomst een looptijd van 2 jaar heeft, waarbij 2x een jaar kan worden verlengd. Een verlenging is in de regel een optionele eenzijdige verlenging door de opdrachtgever waaraan de opdrachtnemer gevolg moet geven. Iets wat niet in de RAW-systematiek is geregeld, is het uiterlijke moment dat een opdrachtgever kenbaar moet maken of hij al dan niet gebruik wil maken van de verlenging. Maak ook vooraf bekend wat criteria zijn om wel of niet te kiezen voor verlenging. Denk hierbij aan het moment waarop de opdrachtgever uiterlijk bekend maakt of de overeenkomst wordt verlengd. Of de voorwaarden waaronder wordt verlengd, zoals een minimale score op de CROW Better Performance beoordeling. Onderhandelen over de opdracht bij verlenging is vanuit het aanbestedingsrecht in beginsel niet toegestaan. Als andere aannemers dit vooraf hadden geweten, hadden zij wellicht anders ingeschreven. Dit is in strijd met het gelijkheidsbeginsel.
    
3. Staffelen: Bij een raamovereenkomst is het vaak nodig om besteksposten te staffelen. Staffelen wil zeggen het onderverdelen van kostenbepalende factoren in resultaatsbeschrijvingen. Zonder goede staffels kan een aannemer geen goede prijs per eenheid calculeren. Als voorbeeld: de afstand tussen het werk en een depot kan behoorlijk verschillen. Het kan variëren van 5 tot wel 50 kilometer. Het transport van werk naar het depot wordt dan ingedeeld in een aantal klassen, zoals 0 tot 10 kilometer, 10 tot 25 kilometer en 25 kilometer en meer. Een ander voorbeeld is bestrating. Een klein oppervlakte straten is duurder dan een hele straat ineens straten. Bij een hele straat kan de aannemer veel hogere producties halen waardoor de prijs per m2 lager wordt. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een staffels van <10 m2, 10-50 m2, 50-250 m2 en >250 m2. Het is altijd zoeken naar de juiste staffels. Ga hier vooral over in gesprek met aannemers. Wat is kostenbepalend? Het staffelen is dus geen doel op zich. Het gaat erom dat de kostenbepalende factoren worden gestaffeld, zodat de de besteksposten zoveel mogelijk kostenhomogeen zijn.
    
4. Fictieve hoeveelheden en deelopdrachten: Kenmerkend bij een raamovereenkomst zijn de fictieve hoeveelheden. Deze zijn gebaseerd op wat je als opdrachtgever denkt af te nemen binnen de gehele raamovereenkomst. Na gunning gooien we echter de fictieve hoeveelheden, tezamen met de fictieve aannemingssom, in de prullenbak en houden we alleen de prijzen per eenheid en percentages over de staartkosten over. De aannemer kan alleen realistische prijzen per eenheid calculeren, wanneer de juiste staffels zijn opgesteld en een omzetgarantie is opgegeven. We zien echter vaker dat die fictieve hoeveelheden automatisch worden omgezet naar verrekenbaar. Dat is vooral het geval bij raamovereenkomsten waarbij wordt gewerkt met deelopdrachten van een jaar en de hoeveelheden exact overeen komen met de werkelijkheid. Het is de vraag of dit in dit geval een RAW-raamovereenkomst had moeten zijn. De exacte omvang en tijdstip van uitvoering was immers bekend. Een RAW-raamovereenkomst is nog geen aannemingsovereenkomst. Door het verstrekken van een deelopdracht wordt pas een aannemingsovereenkomst gesloten op basis van de UAV 2012.
    
5. Gebruik van de indexeringsregeling: Bij raamovereenkomsten langer dan één jaar moet de indexeringsregeling worden overwogen (zie ook voorschrift 3.9A van de Gids Proportionaliteit). De overeengekomen prijzen per eenheid worden dan verhoogd of verlaagd aan de hand van een CBS indexcijfer. De procentuele staartkosten worden niet geïndexeerd. De staartkosten worden wel berekend over de bedragen die volgen uit de geïndexeerde prijzen per eenheid. De Risicoregeling GWW 1995 is uitgesloten bij RAW-raamovereenkomsten. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat de percentages voor loon- en brandstoffenbestandsdeel over de alle posten in de raamovereenkomst kan verschillen ten opzichte van de posten in een deelopdracht. Daarom is in de catalogus RAW bepalingen een indexeringsregeling opgenomen specifiek voor RAW-raamovereenkomsten. In deze regeling worden aan het begin van elk contractjaar de prijzen per eenheid verhoogd of verlaagd. Deelopdrachten verstrekt na de datum van indexering worden uitgevoerd tegen de nieuwe prijzen per eenheid. We zien in raamovereenkomsten soms erg creatieve regelingen voorbij komen. Beide regelingen worden soms zelfs door elkaar gebruikt. Of er wordt verwezen naar de CROW-index welke niet bestaat. Zie ook deze blog: https://www.raw.nl/nieuws/550-raw-helpdeskvraag-risicoregeling-en-indexeringsregeling-van-toepassing
    
6. Omzetgarantie: Zie ook uit actualisatie document 2016: 
   Een omzetgarantie is een garantie aan een aannemer op grond waarvan hij mag uitgaan dat hem een bepaalde omvang wordt gegarandeerd. Het is zaak dat bij het opstellen van een RAW-raamovereenkomst zorgvuldig wordt afgewogen of een omzetgarantie, dan wel een specifieke voorziening, in het contract moet worden opgenomen, om aan voorschrift 3.3 A (Gids proportionaliteit) te voldoen. De Gids proportionaliteit dwingt de opdrachtgever bij het aanbesteden van een raamovereenkomst na te denken over een voorschrift 3.3.A van deze gids. Bij het opstellen van voorschrift 3.3. A van de Gids proportionaliteit heeft duidelijk meegespeeld de behoefte vanuit de praktijk om in eerste aanleg een omzetgarantie te realiseren. Het aspect vergoedingen zit in het beschikbaar houden van personeel, materieel, materiaal en andere zaken bij servicebestekken (vergoeding versus handeling). Als een omzetgarantie wordt gegeven, dan moet de aannemer kunnen rekenen op een minimale afname. De vraag is of die minimale afname ook een verplichting tot levering inhoudt. Op basis van de overeengekomen omzetgarantie, is nog geen sprake van een verplichting tot levering van die omzet. Dat moet uit de daadwerkelijk opgedragen deelopdrachten volgen. Dat de aannemer verplicht is tot het verrichten van de werkzaamheden als de opdrachtgever hem daartoe opdracht geeft, volgt uit de RAW-raamovereenkomst, in de inschrijvingsstaat immers al dat de aannemer bereid is tot het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. De fictieve hoeveelheden resultaatsverplichting moeten zoveel mogelijk een reële afspiegeling zijn van de werkelijk te realiseren hoeveelheid resultaatsverplichting. Bij het opstellen van een RAW-raamovereenkomst is het noodzakelijk dat een reële inschatting wordt gemaakt van de omvang van de opdracht waarvoor een prijs wordt opgevraagd. Wanneer gebruik wordt gemaakt van deze bepaling, heeft de aannemer recht op een vergoeding wanneer de gerealiseerde omzet afwijkt van de gegarandeerde omzet. Voor de hoogte van de vergoeding kan de bestekschrijver een keuze maken uit 10% of 100%. Overigens vervalt daarmee de term ‘redelijkerwijs te verwachten’ omzet. Deze term was opgenomen om een inschrijver informatie te geven omtrent hetgeen hij, op basis van ervaringscijfers, mocht verwachten. Dergelijke informatie hoort echter niet in deel 3 van de RAW-raamovereenkomst, maar in de aanbestedingsdocumenten.
    
7. Beeldkwaliteit en raamovereenkomst niet door elkaar gebruiken. Een raamovereenkomst biedt de opdrachtgever vrijheid om te kiezen wat en wanneer aan werk opgedragen wordt, terwijl bij beeldkwaliteit die vrijheid er niet is. Een deelopdracht met beeldkwaliteit voor alleen de herfst verstrekken kan niet, want dat is nooit kostenhomogeen. Waarom dat zo is, lees je in de blog Beeldkwaliteit in RAW in combinatie met een Raamovereenkomst van Tim Aarsen! https://www.raw.nl/nieuws/775-beeldkwaliteit-in-raw-in-combinatie-met-een-raamovereenkomst
    
8. Besteksposten realistische weergave van de te verwachten deelopdrachten: Vaak zien we enorm dikke RAW-raamovereenkomsten met erg veel besteksposten. Vaak blijkt dan dat veel besteksposten zijn opgenomen ‘voor het geval dat’ deze werkzaamheden zich voordoen. Het is van belang dat de resultaatsbeschrijvingen in de raamovereenkomst zoveel mogelijk overeenstemmen met de te verwachten deelopdrachten. Gebeurt dit niet, dan wordt een systeem gecreëerd waarbij strategisch inschrijven lonend wordt voor inschrijvers. Een aannemer kan met een lage prijs per eenheid inschrijven op een bestekspost waarvan hij verwacht dat deze niet in opdracht wordt gegeven. Hierdoor is de fictieve aannemingssom laag en kan hij het werk eerder aannemen. De aannemer loopt uiteraard wel het risico uitgesloten te worden indien zijn inschrijving niet voldoet aan artikel 01.01.06 van de standaard. Het kan zelfs zo zijn dat een aannemer zich gedwongen voelt tot een dergelijke strategische inschrijving, omdat de kans op het aannemen van de raamovereenkomst klein is wanneer andere inschrijvers wel strategisch inschrijven. Om dit te voorkomen, kunnen de volgende 3 tips gehanteerd worden:
   1. Neem alleen posten op die je ook echt verwacht te gaan gebruiken
   2. Zorg dat de onderlinge verhoudingen met elkaar kloppen. Dus posten die veel worden toegepast dienen ook een hogere hoeveelheid te hebben.
   3. Zorg dat het bedrag (hoeveelheid * ppe) van elke bestekspost voldoende impact heeft op de fictieve inschrijfsom.
       
9. Het hanteren van maximale prijzen, gedicteerde prijzen of vaste staartkosten percentages om strategisch inschrijven te voorkomen wordt afgeraden. Dit kan in strijd zijn met de vrije marktwerking en proportionaliteitscriterium van de aanbestedingswet. De gedachte van die maximale prijzen is dat opdrachtgevers willen voorkomen dat strategisch wordt ingeschreven. Maar juist dat fenomeen kan worden voorkomen door in de raamovereenkomst de besteksposten op te nemen die een realistische weergave vormen van te verwachten deelopdrachten, zoals onder punt 8 al is toegelicht. Maximale of gedicteerde prijzen zijn niet de manier om strategisch inschrijven te voorkomen.
    
10. Maak gebruik van de mogelijkheden die geboden worden! Of dat nu in de voorbereiding, tijdens uitvoering of bij afronding het geval is, en bovendien voor opdrachtgevers, adviseurs en aannemers. Er is de RAW-Helpdesk en de bestekcheck of -controle die beschikbaar zijn voor gebruikers. Wil je nog meer informatie over Raamovereenkomsten? Sluit dan eens aan bij een cursus. We helpen jullie graag op weg!

Meer informatie

• Cursus Raamovereenkomsten
• RAW-helpdesk; vul het formulier in
• RAW-bestekscontrole
• RAW-contractbemiddeling