Wat kan een inschrijver doen als de inschrijvingsstaat niet met het bestek correspondeert?

Een inschrijver zal de aanbesteder terstond moeten melden dat de inschrijvingsstaat niet aansluit op het bestek en de daarbij behorende nota van inlichtingen. De aanbesteder kan dan de zijns inziens passende maatregelen nemen.

De aanbesteder draagt zorg voor een inschrijvingsstaat die volledig aansluit op het bestek. Wijzigingen op het bestek voorafgaande aan de aanbesteding zal de aanbesteder via de nota van inlichtingen kenbaar maken.

Indien wijzigingen, aanvullingen of het vervallen van besteksposten consequenties hebben voor de inschrijvingsstaat, is het logisch dat bij de nota van inlichtingen tevens een gewijzigde inschrijvingsstaat is gevoegd. Helaas is dit niet altijd het geval, zo blijkt uit het grote aantal vragen hierover aan de helpdesk van CROW. Zelfs komt het voor dat de aanbesteder, ondanks de melding van de inschrijver(s), nalaat om een gewijzigde inschrijvingsstaat te verstrekken.

Degene die toch wil inschrijven, zal ervoor moeten zorgen dat de kosten, voortvloeiend uit de nota van inlichtingen, zijn meegerekend in de inschrijvingssom en in de ontleding daarvan (de inschrijvingsstaat). Wanneer echter de gewijzigde inschrijvingsstaat ontbreekt, kan dit de inschrijvers in een lastige spagaat brengen. Paragraaf 6 lid 1 van de UAV bepaalt immers dat de aannemer het werk dient uit te voeren naar de bepalingen van de overeenkomst, met inbegrip van de daarin aangebrachte wijzigingen. Het bestek is daarin juridisch het leidend document. De RAW-systematiek regelt voorts (in art. 01.01.02 van de Standaard RAW Bepalingen en voor RAW raamovereenkomsten in artikel 01.01.05) dat de aannemer ‘een ontleding van de inschrijvingssom moet verstrekken op de bijgevoegde inschrijvingsstaat, dan wel op een overeenkomstig daaraan ingerichte staat’. De inschrijvingsstaat moet worden ingevuld overeenkomstig artikel 01.01.03 (voor RAW raamovereenkomsten overeenkomstig artikel 01.01.06). Wijzingen in de nota van inlichtingen zullen dus meegerekend moeten zijn in de inschrijvingssom en de ontleding daarvan dient aan te sluiten op die inschrijvingssom. Aanpassing van de inschrijvingsstaat, zodat deze aansluit op het bestek en de nota van inlichtingen, kan dus nodig zijn.

Mag een inschrijver nu zo’n aanpassing aanbrengen? Het antwoord op die vraag is: ‘ja’. Als het gaat om het toevoegen van een bestekspost aan de inschrijvingsstaat – omdat de nota van inlichtingen dat expliciet vermeldt, maar de aanbesteder geen gewijzigde  inschrijvingsstaat heeft bijgevoegd – vergt dit een nadere uitleg van het eerdergenoemde artikel 01.01.02 c.q. artikel 01.01.06: het belang van een sluitende ontleding van de inschrijvingssom weegt zwaar voor inschrijver en aanbesteder.

Tegen deze achtergrond moet de inschrijver de inschrijvingsstaat wijzigen als met de nota van inlichtingen in de hand die wijziging aantoonbaar noodzakelijk is. Dat betekent dat daar waar de nota van inlichtingen expliciet meldt dat besteksposten moeten worden toegevoegd of verwijderd, dit ook in de inschrijvingsstaat moet zijn of worden doorgevoerd. Hetzelfde geldt voor in de nota van inlichtingen gewijzigde hoeveelheden resultaatsverplichting.

Het is de inschrijver daarentegen niet toegestaan om de inschrijvingsstaat zomaar aan te passen omdat hij het belangrijk vindt om voor bepaalde aspecten kostenplaatsen op te nemen. Hij zal deze kosten onder andere in de prijs per eenheid van besteksposten moeten opnemen of gebruik moeten maken van de mogelijkheid om de post ‘eenmalige kosten’ uit te breiden. Deze mogelijkheid biedt artikel 01.01.03 lid 04 van de Standaard als de specificatie van de post ‘eenmalige kosten’ op de inschrijvingsstaat niet aansluit op de door de inschrijver voorziene wijze van uitvoering van het werk. Hij mag in dat geval de post ‘eenmalige kosten’ uitbreiden met de zijns inziens onontbeerlijke onderdelen. Als een inschrijver zonder deze directe noodzaak besteksposten heeft toegevoegd of verwijderd, kan dat door de aanbesteder aangemerkt worden als een inschrijving onder voorwaarden (zie bijvoorbeeld artikel 2.32.2 van het ARW 2016) en kan de inschrijving ongeldig worden verklaard. Overigens geldt volgens artikel 01.01.06 lid 03 van de Standaard dat het bij RAW raamovereenkomsten niet is toegestaan om eenmalige kosten na het subtotaal op te nemen.

Let wel, de beantwoording van de vraag in dit RAWeetje geeft een interpretatie aan artikel 01.01.02 c.q. 01.01.06  van de Standaard RAW Bepalingen. Als dit bij een aanbesteding resulteert in een geschil, is het de vraag of geschilbeslechters deze interpretatie zullen delen. De mogelijkheid dat de problematiek op de letter wordt beoordeeld, moet niet worden uitgesloten. Hoe eventuele rechtspraak zich rondom de zinsnede “…een overeenkomstig daaraan ingerichte staat…” zal ontwikkelen, zien wij met belangstelling tegemoet.

Download hier de PDF versie van het RAWeetje