RAW helpdeskvraag: Hoe moet ik een inschrijfstaat beoordelen en wat zijn de meest voorkomende onderwerpen

Gemiddeld zit ik 1 dag in de week aan de helpdesk. Zo ook vorige week toen ik de volgende vraag binnen kreeg van Tekenaar Boaz. Boaz blijkt 1 ½ jaar van de Hoge school af te zijn en wil zich naast zijn huidige tekenwerk nu ook gaan verdiepen in bestekken. Een van de vragen die hij voor mij had was;

“Hoe moet ik een inschrijfstaat beoordelen, wat zijn de meest voorkomende onderwerpen, de punten waar het vaak fout gaat, waar ik dan op moet letten?

Dat is een korte vraag, maar een antwoord wat zeer veelomvattend kan zijn. Ik zal het zo compleet mogelijk proberen samen te vatten. (Voor de lezers van dit stuk: Pak ook je Standaard 2020 Hfd 01 01 02, 03 en 04 er even bij en lees deze eerst even door voordat je verder gaat met dit artikel over beoordelen van een inschrijfstaat). (Leestijd ca. 15 minuten)

Wellicht ten overvloede, we hebben het in dit artikel over een regulier RAW-bestek. Voor een Raamovereenkomst (01 01 05, 06 en 07) en Bestek op Beeldkwaliteit zijn er nog wat extra aandachtspunten die ik nu voor het gemak even buiten beschouwing laat.

Nu heb je dus gelezen dat:

• 01 01 02           Geeft je informatie over wat voor “papieren”, inschrijvingsstaat, inschrijvingsbiljet aanbesteding regelement, en eventuele varianten.
• 01 01 03           Geeft je informatie over hóe de inschrijver de inschrijfstaat moet invullen, en welke kosten de inschrijver waar kan/moet schrijven.
• 01 01 04           Geeft je informatie over hóe de beoordelaar de door de inschrijvers ingediende inschrijfstaat dient te beoordelen.

Je zal waarschijnlijk opmerken dat 01 01 02 t/m 04 allemaal best strak geregeld is. Dat is ook nodig. Immers, als er 10 inschrijvers hebben ingeschreven, moet je als beoordelaar deze 10 inschrijvingen wel eenduidig met elkaar kunnen vergelijken.

Anders gezegd, appels met appels kunnen vergelijken, dan moeten er ook wel allemaal “appels” ingediend worden. Theoretisch is het eigenlijk niet ingewikkelder dan dit. Toch gaat dit proces in de praktijk nog wel eens fout, van zowel de opdrachtgeverskant als de inschrijverskant.

In de praktijk blijken de grootste “fouten bronnen” gedurende dit proces te zijn:

• Tijdsdruk in zowel de bestekvoorbereiding als inschrijving termijn, à fouten/onvolkomenheden in het bestek, à Inschrijvers die bij onduidelijkheden geen/onvoldoende vragen stellen in de Nota van Inlichtingen, à discussie(s) in de uitvoeringsfase. 
• Wijzigingen.
• “Kopiëren en plakken”, m.n. bij de Bepalingen van Deel 3.
• Het niet/onvoldoende meenemen van de eisen die gesteld worden in de inschrijvingsvereisten.

Samenvattend en Conclusie van dit verhaal

Opdrachtgevers/Bestekschrijvers:

• Laat het bestek door iemand, die niet bij het opstellen van het bestek betrokken is, controleren of het bestek inderdaad zo is opgesteld, dat de inschrijvers ook daadwerkelijk kunnen inschrijven zoals beschreven is in 01 01 03.
• Controleer in Deel 3 of daar geen Bepalingen zijn opgenomen die tegenstrijdig zijn aan de van toepassing verklaarde regelgeving zoals 01 01 03 en/of het aanbestedingsregelement/UAV en/of Standaard Bepalingen 2020.
• Wees duidelijk waar wordt verwacht dat de inschrijvers bepaalde kosten opgenomen dienen te worden.
• Verstek altijd alle (aspirant) inschrijvers dezelfde inschrijvingsdocumenten en informatie.
• Geef/gun inschrijvers (ruim) de tijd om hun calculatie en inschrijving te maken.
• Volg áltijd nauwgezet de procedure(s) van 01 01 04 (of 07).
• Verwerk, in tegenspraak met het ARW en lees de eerste bullet Inschrijvers, de Nota van Inlichting in een herziene aan alle inschrijvers te verstrekken Inschrijfstaat waar de Nota(s) in verwerkt zijn. Dit is efficiënter én alle inschrijvers schrijven allemaal met exact dezelfde inschrijvingsdocumenten in, zelfs al zou er een foutje ingeslopen zijn, én dit maakt het beoordelen van alle inschrijfdocumenten van alle inschrijvers een stuk homogener.

Inschrijvers:

• Ga niet zelf de inschrijfstaat aanpassen. Behoudends de verplichting uit het ARW dat de inschrijver de Nota van Inlichting dient te verwerken in de inschrijfstaat. Lees hierover de laatste bullet van Opdrachtgevers/Bestekschrijvers.
• I.g.v. onduidelijkheden; stel vragen in de Nota van Inlichting. Dit reduceert discussie in de uitvoeringsfase en hiermee voldoet de inschrijver/aspirant aannemer aan zijn Waarschuwingsplicht (lees het artikel: Hoe moet je om gaan met de (Pre)Contractuele “Waarschuwingsplicht”?).

De procedure samengevat

1. Opdrachtgever: Verstrek de documenten zoals beschreven in 01 01 02
2. Inschrijvers: Schrijf strikt in conform 01 01 03
3. Beoordelaar: Beoordeel strikt conform 01 01 04

Conclusie

Het proces van inschrijvingsdocumenten verstrekken, de inschrijving maken als beoordelen, is een zeer belangrijk en nauwgezette proces, voor zowel de opdrachtgevers als de inschrijvers.

Er hoeft niet veel verkeerd te gaan of je komt te recht in 01 01 04 lid 03 ….

(…. en wijst hij (de beoordelaar, en dit móet hij doen) de desbetreffende inschrijving als ongeldig af.)

….. en hier zit niemand op te wachten.

Ik hoop dat ik je een aantal inzichten heb kunnen geven hoe je invloed kan uitoefenen op de kwaliteit, c.q. reduceren van fouten, tijdens het inschrijvingsproces.

Vond je dit een leuk/leerzaam/verhelderend artikel, kijk dan ook eens bij onze RAW-eetjes en RAW-helpdeskvragen